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Konfiguration

Typ für Genehmigungen vorbereiten

Generic Object Approval merkt sich das Genehmigungsobjekt über die Datendefinition Object Approval Targeting Class Target (LABTAGONGenericObjectApprovalTargetingClassTarget). Jeder Typ, für dessen Objekte du Genehmigungen einholen willst, braucht diese Datendefinition.

  1. Wechsle zu Administration > Schema > Konfigurationselemente, suche das Konfigurationselement, z. B. SPSComputerType (Computer), und klicke auf Bearbeiten.
  2. Klicke im Bereich Datendefinitionen auf das Plus-Symbol.
  3. Wähle als Datendefinition den Eintrag Object Approval Targeting Class Target (LABTAGONGenericObjectApprovalTargetingClassTarget) und als Kardinalität den Wert Mandatory. Bestätige mit OK. Datendefinition am Konfigurationselement hinzufügen
  4. Speichere das Konfigurationselement mit Speichern & Schließen.

Info

Mit der Kardinalität Mandatory erhalten Objekte des Typs automatisch ein Fragment der Datendefinition. Dieses Fragment übergibst du der Aktivität im Argument Fragment ID.

Info

In Kacheln, Schnellansichten und Verknüpfungen zeigt Generic Object Approval das Genehmigungsobjekt mit dem Anzeigenamen seines Typs an, z. B. Notebook NB-1042. Benennst du das Objekt um, übernimmt die Engine den neuen Namen für offene Anfragen beim nächsten Lauf.

Zugriff für Anwender freigeben

Nach der Installation können nur Administratoren mit Generic Object Approval arbeiten. Damit Antragsteller und Entscheider die Seiten nutzen können, gibst du die Navigationselemente frei, berechtigst eine Rolle auf die Genehmigungen und gibst eine Webservice-Operation frei. Welche Personen du freigibst, legst du selbst fest, z. B. alle Personen über die Rolle Jeder oder nur die Mitglieder einer eigenen Rolle.

  1. Wechsle zu Administration > Benutzeroberfläche > Navigationsobjekte und suche nach Genehmigung.
  2. Markiere das Navigationsobjekt Meine Genehmigungen und klicke auf Zielgruppen setzen.
  3. Wähle Uneingeschränkt oder unter Beschränkt die Rollen, Personen, Organisationseinheiten oder Standorte, die die Seite sehen dürfen. Bestätige mit Zielgruppen setzen. Zielgruppe eines Navigationsobjekts setzen
  4. Wiederhole die Schritte für die Navigationsobjekte Meine Genehmigungsanfragen und Geschlossen (Reiter unter Meine Genehmigungen).

Rechte auf Genehmigungen vergeben

Genehmigen, Ablehnen, Delegieren und Zurückziehen speichern die Genehmigungen mit den Rechten des angemeldeten Benutzers. Die Rolle braucht deshalb folgende Rechte:

Konfigurationselement Rechte Wofür
Genehmigungsaufgabe (LABTAGONGenericObjectApprovalTaskType) Lesen, Schreiben Anfragen anzeigen, entscheiden, zurückziehen
Genehmigungsentscheidung (LABTAGONGenericObjectApprovalDecisionType) Lesen, Schreiben, Erstellen Entscheidungen anzeigen, entscheiden, delegieren
  1. Wechsle zu Administration > Sicherheit > Benutzerrollen, markiere die Rolle, z. B. Jeder, und klicke auf Objekte berechtigen.
  2. Suche nach LABTAGONGenericObjectApproval und setze die Rechte aus der Tabelle. Rechte auf Genehmigungen vergeben
  3. Bestätige mit Objekte berechtigen.

Info

Ohne Lesen bleiben die Listen leer, obwohl Anfragen offen sind. Ohne Schreiben bzw. Erstellen meldet der Assistent beim Abschließen Insufficient rights for updating table.

Warning

Mit Schreiben kann die Rolle Genehmigungen auch außerhalb der Assistenten ändern, z. B. in der Verwaltungsoberfläche. Wer entscheiden, delegieren oder zurückziehen darf, prüft Generic Object Approval in den Assistenten selbst. Vergib die Rechte trotzdem nur an Rollen, die mit Genehmigungen arbeiten.

Webservice-Operation freigeben

Der Assistent zum Genehmigen lädt das Genehmigungsformular über die Operation GetApprovalFormInfo. Sie ist nach der Installation nur für Administratoren freigegeben.

  1. Wechsle zu Administration > Integration > Webservices, markiere den Webservice GenericObjectApproval und klicke in der Vorschau unter Transaktionen auf GenericObjectApproval.GetApprovalFormInfo(approvalDecisionEID).
  2. Klicke auf Zielgruppen setzen, wähle dieselben Personen wie bei den Navigationsobjekten und bestätige mit Zielgruppen setzen. Zielgruppe der Operation GetApprovalFormInfo setzen

Benachrichtigungen per E-Mail

Generic Object Approval informiert Entscheider und Antragsteller über Konformitätsregeln. Die Regeln sind nach der Installation aktiv.

Konformitätsregel Wann wird eine E-Mail verschickt?
LTG.GOA.Inform decision maker about new approval decision Ein Entscheider erhält eine neue Entscheidung.
LTG.GOA.Inform decision maker about new approval decision with instant decision Wie oben, für Anfragen mit Allow Instant decision by e-mail link. Die E-Mail enthält einen Link zur Entscheidung.
LTG.GOA.Inform approval requester about new approval task Der Antragsteller erhält eine Bestätigung zu seiner neuen Anfrage.

Willst du keine E-Mails verschicken, deaktiviere die jeweilige Regel unter Administration > Dienste & Prozesse > Konformitätsregeln mit der Aktion Deaktivieren.

Ist in der Aktivität Allow Instant decision by e-mail link gesetzt, enthält die E-Mail an den Entscheider einen Link. Der Link öffnet nach der Anmeldung in Matrix42 direkt den Assistenten LTG.GOA.Approval Task Decide mit der passenden Entscheidung. Der Entscheider muss nur noch Genehmigen oder Ablehnen klicken.

Ablauf von Anfragen

Setzt du in der Aktivität Expiry Time (in Minuten), schließt Generic Object Approval offene Anfragen nach Ablauf automatisch mit dem Ergebnis Expired. Das übernimmt die Engine-Aktivierung Labtagon Generic Object Approval - Expire Approval Tasks (Zeitplan Every minute).

Die Engine-Aktivierung findest du unter Administration > Dienste & Prozesse > Engines.

Genehmigungsformulare

Mit einem Genehmigungsformular gibt der Entscheider beim Genehmigen zusätzliche Daten ein oder ändert ein bestehendes Objekt, z. B. die Kostenstelle einer Bestellung. Das Formular erscheint im Assistenten direkt unter dem Kommentar.

Das Formular legst du in der Aktivität fest:

Argument Beschreibung
Configuration Item (Approval Form) Typ des Formulars, z. B. "SPSUserType"
Dialog Der Dialog, der als Formular angezeigt wird
Dialog Views Optional: nur diese Ansichten des Dialogs anzeigen
Existing Object Optional: bestehendes Objekt, das mit dem Formular bearbeitet wird. Ohne Angabe legt das Formular ein neues Objekt an.

Die IDs der gespeicherten Formularobjekte erhältst du nach der Entscheidung im Ausgabe-Argument Approval Result (ApprovalTaskResult).